Este documento resume las reglas y el funcionamiento esencial de su nuevo sistema de facturación integrado con Hacienda (VeriFactu).
1. El Nuevo Paradigma:
Con VeriFactu, todos los documentos emitidos se consideran legalmente una factura (incluso las simplificadas) desde el momento de su creación. También se pueden hacer facturas completas siendo obligatorios los datos fiscales del cliente.
2. Envío Automático e Integración con Hacienda.
• Transparencia Total: Todo registro de factura en el programa se envía automáticamente a la Agencia Tributaria (AEAT).
• Guardar = Enviar: El simple acto de Guardar la factura ejecuta el envío automático a Hacienda. No es necesario acceder a un menú de «Enviar» aparte.
• Datos NO Enviados: Los siguientes campos no se remiten a la AEAT y pueden modificarse posteriormente sin afectar el envío:
o Forma de pago
o Empleado/Usuario
o Observaciones
3. Rigor en la Numeración y Corrección.
• Prohibido Eliminar o Renumerar: Una vez emitida y enviada, la factura no se puede eliminar ni cambiar su número.
• Corrección Obligatoria: Si necesita corregir un error o anular una factura, deberá emitir siempre una Factura Rectificativa (negativa, positiva o compensatoria).
4. Manejo de Facturas Rectificativas (Negativas).
• Anulación ≠ Borrado: Al «eliminar» una factura o línea en el sistema, no se borra el documento. En realidad, el programa genera una Factura Rectificativa Negativa por la diferencia para cumplir con la ley.
• Envío Manual de Rectificativas: Las facturas rectificativas no se envían automáticamente al crearse. El sistema la abrirá para que:
1. Añada las líneas correctivas (si procede).
2. Indique el Motivo de la corrección (error, anulación, reunificación, etc.).
3. Finalice el envío pulsando Guardar.
5. Tipos de Factura y Límites.
• Tipos de Factura:
o Simplificada
o Completa
o Rectificativa
o Canje (Completa que sustituye a una Simplificada)
• Límites de la Factura Simplificada:
o Ventaja: No requiere datos del cliente (nombre, NIF ni dirección).
o Máximo: 3.000 € (para comercio minorista) o 400 € (en otros casos).
• Facturación desde Encargos: Es posible generar Facturas Completas directamente a partir de los encargos.
6. Alertas y Puesta en Marcha.
• Códigos de Estado: Si el sistema muestra un código de estado distinto a «REG» (como «RC», «RI», etc.), debe avisar a soporte inmediatamente.
• Reenvío Sencillo: Si una factura no se envió correctamente, puede reenviarse simplemente abriéndola y volviéndola a Guardar.
• Altas de Equipos Nuevos: La instalación de cualquier nuevo ordenador o punto de venta debe ser configurada para VeriFactu antes de su uso. Avise siempre antes de utilizarlo.
• Conciliación Trimestral: La suma total de sus facturas emitidas debe coincidir con el listado que provee la AEAT al final de cada trimestre.
7. Consejo personal para las ópticas: definir bien la descripción de las monturas graduadas y lentillas, para que las aseguradoras y mutuas no pongan pegas.