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Si en tu peluquería, centro de estética, óptica o comercio todavía controláis la jornada de los empleados con una hoja de papel o un Excel, toma nota: el Gobierno ultima el Real Decreto que hará obligatorio el registro horario 100 % digital para todas las empresas, sin importar su tamaño.
Registrar la jornada de los trabajadores es obligatorio en España desde mayo de 2019. Lo que cambia ahora es el cómo: la nueva norma exigirá que ese registro se haga mediante sistemas digitales fiables, inalterables y accesibles de forma remota por la Inspección de Trabajo. Las hojas firmadas y las plantillas de Excel, que hoy siguen utilizando en torno a un tercio de las pymes españolas, dejarán de ser válidas.
¿En qué punto está la norma?
Tras el rechazo en el Congreso de la reducción de jornada a 37,5 horas en septiembre de 2025, el Gobierno decidió separar el registro horario digital y tramitarlo por la vía urgente como Real Decreto independiente. El texto ya ha pasado por el Consejo de Estado (marzo de 2026) y su publicación en el BOE se espera a lo largo de este mismo año.
Una vez publicado, entraría en vigor a los 20 días, aunque se está debatiendo un periodo de adaptación más amplio para pymes, de entre seis meses y un año. En cualquier caso, el margen para prepararse es limitado y conviene no apurarlo.
¿Qué exigirá el nuevo registro horario?
Aunque el texto definitivo puede sufrir ajustes, las líneas maestras están claras:
- Sistema digital obligatorio: se acaba el papel y el Excel. El registro debe ser objetivo, fiable y no manipulable.
- Acceso remoto de la Inspección: la Inspección de Trabajo podrá consultar los registros a distancia, sin necesidad de visitar el local.
- Más detalle de la jornada: no bastará con la hora de entrada y salida; se registrarán también pausas, horas extraordinarias y su compensación.
- Sin excepciones por tamaño: las pymes y los negocios con pocos empleados están igual de obligados que las grandes empresas. Solo quedan fuera los autónomos sin asalariados y el personal de alta dirección.
El riesgo de esperar
Algunos negocios están aplazando la decisión hasta que la norma se publique. Es un error: la Inspección de Trabajo ya está aplicando criterios estrictos con la normativa actual y sancionando registros en papel o en hojas de cálculo que considera poco fiables. De hecho, las actuaciones inspectoras por registro horario casi se han duplicado en los últimos años, y las pymes son, proporcionalmente, las más sancionadas por contar con sistemas menos robustos.
Además, el borrador del decreto contempla endurecer el régimen sancionador, con multas que podrían aplicarse por cada trabajador afectado y no por empresa, lo que multiplicaría el coste de un incumplimiento.
¿Cómo prepararse desde ya?
Nuestra recomendación para peluquerías, centros de estética, ópticas y comercios es sencilla:
- Revisa cómo ficháis hoy. Si es en papel o Excel, ya estáis en zona de riesgo, incluso con la normativa vigente.
- Digitaliza el fichaje cuanto antes. Un sistema digital integrado en tu programa de gestión te permite cumplir la ley y, de paso, conocer mejor la actividad y productividad de tu equipo.
- Conserva los registros cuatro años. Es la obligación actual y se mantendrá con la nueva norma.
En PYME Manager te ayudamos a dar el paso sin complicaciones, integrando el control de presencia y actividad de tus empleados en la misma herramienta con la que ya gestionas tu agenda, tus ventas y tu caja.
¿Quieres saber cómo afectará el registro horario digital a tu negocio? Escríbenos a info@pymemanager.es o llámanos al 656 96 96 93 / 968 06 51 57 y te asesoramos sin compromiso.